Anleitung Mitgliedervewaltung
Anleitung zur Verwaltung der Mitglieder unter S-Verein
1. Erwachsene
Eingabe von links nach rechts -
alle Einträge auf einer Seite werden erst mit "speichern" übernommen!
| Reiter | Feld | Erläuterung |
| Adressdaten | selbsterklärend - Kontaktdaten werden zwingend erwartet | |
| Zusatzdaten | Eintrittsdatum | Jahresbeitrag wird anteilig umgerechnet - also vielleicht 1.1.2014 setzen |
| Status | aktiv oder passiv - wichtig! | |
| Abteilungszuordnung |
im unteren Bereich "Hauptverein" auswählen und speichern - Datum wird übernommen im oberen Bereich wird jetzt "Hauptverein" als eingetragen angezeigt: die Symbole sind selbsterklärend - auch eine Hinweistext wird beim Darüberfahren mit der Maus eingeblendet - diese Systematik findet sich fast durchgehend: austreten, bearbeiten, löschen Damit lassen sich Fehleingaben sehr schnell korrigieren: einfach löschen und neu anlegen |
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| "Abteilung" wählen und speichern - eventuell weitere, aber nur wenn sinnvoll, z. Bsp. Studenten: Hauptverein, Volleyball, Studenten | ||
| Beitragszuordnung |
im unteren Bereich "Beitragsart" auswählen - je nach gewählten Abteilungen sieht die angebotene Liste etwas anders aus - hier wenn irgend möglich richtige Beitragsform auswählen. Übungsleiter und Übungsleiterkinder werden unterschiedlich eingetragen, Studenten erhalten den Studententarif eventuell müssen noch weitere Beitragsarten ergänzt werden: Sponsor_VB, ..... |
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| Zahlungsdaten |
selbsterklärend - die Bankleitzahl kann über die Eingabe des Banknamens automatisch ermittelt werden oder händisch eingegeben werden: Auswahl durch Klicken auf ein Symbol rechts neben dem Feld "Bankleitzahl" - IBAN und BIC werden automatisch ergänzt - nicht eintragen! |
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Das wars in der der Regel
Ausnahme:
eine weitere Person übernimmt die Zahlung - dann hier diese andere Person mit Namen ( kein Vorname, nur Nachname ) und Bankdaten eintragen - fertig!
Vereinbarung: bei Fremdzahlung eine kurze Info im Feld "Info1" bei den "Zusatzdaten" hinterlassen: Zahler ist Vater: Name
2. Kinder
- sind deutlich schwieriger, da es es so viele verschieden Fälle gibt, die erst nach und nach gleich gestellt werden können.
Kinder, die in einem Familienbeitrag abgerechnet werden, finden sich unter 3 - wesentlich einfacher!
Zielvorstellung: Ist der Zahler nicht aktiv, dann wird er nicht als neues Mitglied mit angelegt, sondern als Fremdzahler lediglich eingetragen. Dies funktioniert ohne großen Aufwand bei Neueingaben, entspricht jedoch nicht dem jetzigen Zustand der Mitgliederverwalrung. Dort ist der Zahler als eigenes Mitglied angelegt und kann deshalb in vielen Fällen einfach zugeordnet werden. Wenn die Sache jedoch klar ist: Zahler ist nicht aktiv als Mitglied, dann empfielt es sich an dieser Stelle die Bankdaten neu einzutragen und den Zahler als Mitglied zu löschen.
| 1. Fall: Neueingabe - kein Zahler oder anderes Kind des Zahlers vorhanden | analog zur Eingabe eines Erwachsenen mit einer anderen Person als Zahler - Kontaktdaten und Zahlungsdaten beziehen sich auf den Zahler - kein weiteres Mitglied anlegen! |
| 2. Fall: Neueingabe - kein Zahler vorhanden, aber weiteres Kind ( bereits vorhanden oder neu ) |
zuerst ein Kind mit eingetragenem Vater anlegen, dann weiteres Kind als neues Mitglied ohne Zahlungsdaten anlegen Die Zuordnung des Zahlers kann vom weiteren Kind aus auf dem Reiter "Zahlungsdaten" angelegt werden: Zahler suchen - anklicken und im Suchfenster ( etwas klein - daher sind nicht alle Buttons sichtbar ! ) den Nachnamen eingeben: "suchen" anklicken und aus der Liste den gewünschten Zahler auswählen ( Radiobutton links ) - dann "speichern" ( auf keinen Fall vergessen ) Die Zuordnung kann auch von den Mitgliedsdaten des Zahlers aus erfolgen: auf dem Reiter "Zahlungsdaten" das Symbol "Mitglied zuordnen" anklicken, Nachnamen eingeben und suchen, dann auswählen und speichern |
| 3. Fall: Neueingabe - aber Zahler bereits vorhanden ( als aktives Mitglied oder als Zahler für eine weitere Person ) | wie Fall 2: Zahler zuordnen |
| 4. Fall: Neueingabe - aber bereits vorhandener Zahler wird nicht gefunden ( kein Mitglied, sondern nur Fremdzahler " | dann kann wie im Fall "Fremdzahler" vorgegangen werden - einfach die Zahlerdaten eintragen - der Zahler erhält zwei Abbuchungen |
Vereinbarung:
bei Fremdzahlung eine kurze Info im Feld "Info1" bei den "Zusatzdaten" hinterlassen: Zahler ist Vater: Name
Manchmal ist keine Neueingabe nötig, sondern lediglich die "Bezahlungsart" umzustellen - im Prinzip eine Änderung des Datensatzes. Dabei genügt es manchmal die Bezahlungsart auf "Lastschrift" umzustellen - dann werden bereits vorhandene ältere Bankdaten eingeblendet. Falls möglich bitte kontrollieren, ob diese auch noch zutreffen!
3. Familien
Zuerst einmal alle Familienmitglieder anlegen - keine Beitragsart bei den Kindern eingeben - beim Zahler Beitragsart "Familienbeitrag" wählen.
Falls der Zahler kein Mitglied ist, dann muss er als passives Mitglied angelegt werden.
Bei der Bearbeitung der Beitragsart "Familienbeitrag" findet man im unteren Bereich rechts ein Gruppen-Symbol
Über dieses Symbol lassen sich die Familienmitglieder zuordnen - und zwar geschickterweise mit Mehrfachauswahl. Dann wird je nach Staffelung der Familienbeitrag für diese Gruppe erhoben.